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ミニマリストは世界を変える!

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自分の時間は、自分で作れる!「仕組み」仕事術より学ぶ

学び・書評
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毎回同じ失敗をして、時間を浪費している

私は忘れっぽいです。

数日前にやった作業をすっかり忘れていることがあります。

例えば、ブログのデザインを変えようと思った時に、さてどこから設定画面に入るんだっけ・・・?ということを、何度もやってしまいます。作業につまづくたびに手が止まり、集中力が切れて、ツイッターを見てしまったり(-_-;)

 

あるときは、パスワード入力画面にて。

サイトにログインする際のパスワードも、たしかコレ?というものを入力して、当たればラッキーですが、外れて何度もエラーが出るとイライラして、違う作業を始めたりします。

これは、とても無駄なことです。

最初から、記憶力に頼らず、手順やパスワード、またはパスワードのヒントを管理しておけばいいのです。

面倒なことをやっておかずに、自分で、自分をイライラさせている。 

実は、こういうことは日常に何度も起きています。

 

・・ということに、この本を読んで気づきました。

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徹底的にチェックシートを作る

著者の泉正人氏は、会社を経営し長時間労働をしていましたが限界を感じ、ある時から徹底的に仕組みを作って、業績を大幅に上げることに成功しました。

具体的には、個々の業務から会社全体の動きにかかわる物まで、あらゆる仕事にチェックシートを作ったとのこと。

社内ミーティング用のシート、面接用のシート、掃除のシート、給与計算ソフトの使い方シート・・etc。細かくシートを作ることで、アルバイトでも一人で作業ができるように改善していったとのこと。

例えば、ソフトの使い方をチェックシートに落としておけば、わからないことが出てくるたびに手が止まり、ストップして先に進めず、上司に聞かなければならない・・という事態が回避できます。こういった原因で、かなりの時間のロスになるそうです。本当は5分で終わるはずの仕事に1時間も2時間もかかってしまうとのこと。

本文より抜粋

大げさに聞こえるかもしれませんが、私の感覚では、「仕組み化」をせずにただひたすら作業に取り組んだ場合、その作業に費やされる時間の9割はこうした無駄な時間です。

逆に言えば、チェックシートなどの「仕組み」を導入すれば、作業時間は驚くほどスピードアップする 

た、たしかに・・耳が痛いかも。

私も、ブログは1人で作業しているために、意識していない効率の悪い部分が放置されているかも・・。いや、絶対そうなんです。 

思考系の作業と、ただの作業に分けて片づける

この本でもう一つ役に立つ考え方がありました。それは、仕事を二つに分ける方法です。

『思考系の難しいタスク』すぐに処理できる楽なタスク』。この二つに仕事は分けられるとのこと。

両方が混在していると、考える作業に集中したり、手を動かしたりと効率が悪いのです。まずは、サクサクと楽なタスクを全部片づけ、それからスッキリ頭を使う仕事をする。これでじっくり取り組めるとのこと。

これは、体感的に納得です。まずは家事や雑用などの「作業」を終わらせて、それからじっくり、ブログの文章を書きたいです。

そう、考える時は、脳みその容量をめいいっぱい使いたい!

気になることがあると思考の邪魔になる。だから、思いっきり脳を使うためにも雑用は済ませておきたいです。 

まとめ 

・同じ作業をする可能性があるものは、チェックシート作成。それを見れば次回から最短時間で作業できる

・ルーチンワークもチェックシートを作成し、「次何やるんだっけ?」「飽きた」という脳ストレスを無くす

・一つの仕事の中に、思考系作業、ただの作業を混在させない。ただの作業は先に終わらせて、残った時間はじっくり考えると効率UP。

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